Die Pandemie hat die Veranstaltungsbranche komplett aus der gewohnten Bahn geworfen und auch uns als Agentur gezwungen neu zu denken und gewohnte Prozesse zu revolutionieren. Wir haben schnell neue Lösungen gefunden, bei denen wir uns nach einem Jahr Covid-19 fragen, ob die neuen Formate nicht sogar die alten ersetzen. Die Auftragslage spricht für sich. Doch seht selbst!

Aufbrechen gelernter Strukturen

Es gab eine Zeit, da war die Event-Kultur geprägt von jährlichen Meilensteinen, auf die man kontinuierlich hinarbeitete. Ein Kongress in Mailand, das nächste Symposium in München, die Messe in Singapur. In den Agenturen standen Monate vor dem Event die Telefone, Rechner und Kaffeemaschinen nicht still. Agenturmitarbeiter*innen konzipierten Messestände, entwarfen Flyer und erstellten Listen. Pakete wurden gepackt und in die Weltgeschichte verschickt. Zehn verschiedene Firmen waren im Einsatz – vom Messebauer über Designer zum Catering. Man traf sich dort mit Kunden, tauschte sich fachlich aus, baute eine Bindung auf und nicht zuletzt erhoffte man sich einen Geschäftsabschluss.

Doch mit Corona wurde schlagartig alles anders. Keine physischen Veranstaltungen mehr, Begrenzungen der Personenanzahl auf Events und auch im privaten Umfeld durfte man nicht mehr so frei agieren wie gewohnt. Während sich die Politik aus der Schockstarre manövrierte und sich mit Verordnungen beschäftigte, um die Ausbreitung des Virus einzudämmen sah sich die Wirtschaft zum rapiden Umdenken gezwungen. Wir mussten neue Konzepte entwickeln, die auch für uns noch nicht „gelernt“ waren, doch vor allem nicht für viele unserer Kunden. Wir haben somit Changemanagement betrieben, gleichzeitig die vollständige Digitalisierung unserer Kunden unterstützt und parallel neue Formate kreiert.

Das Aufbrechen gelernter Strukturen war das eine. Doch bislang immer nur real stattfindende Veranstaltungen nun virtuell so zu konzipieren, dass das Live-Erlebnis selbst vor dem Laptop spürbar war, das andere. 

Virtuelle Erlebnisse schaffen

Gerade Messen und Großveranstaltungen leben vom fachlichen Austausch, dem Netzwerken und Expertenwissen. Auf Messen wurden seit jeher potentielle Kunden akquiriert und bestehende Kundenbeziehungen gepflegt.
Die gesamte Erlebniswelt einer realen Veranstaltung virtuell nachzubilden war somit die größte Herausforderung, die wir aber zur Zufriedenheit unserer Kunden erfolgreich meisterten:

Die Besucher*innen können sich auf der Veranstaltungsfläche frei bewegen und nach ihren Interessen Gespräche starten oder Informationen einholen. In verschiedenen Vortragsräumen können sie sich individuell anmelden und an Diskussionen teilnehmen. Sie haben die Möglichkeit Visitenkarten zu hinterlegen, um im Nachgang gezielt nach ihren individuellen Fokusthemen kontaktiert zu werden.

„Wir haben es mithilfe von revolutionären Tools geschafft reale Veranstaltungen nicht nur ersetzbar, sondern auch effizienter zu machen. Mit unseren virtuellen Konzepten konnten Kontakte generiert und gesammelt werden, um themenbezogen zu selektieren und anzusprechen,“ so Christian Messerschmidt, Senior Project Manager.

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Virtuelle Events punkten bei der Effizienz

Viele kennen es von Messen oder Kongressen – man führt unzählige Gespräche, hat feste Termine und kann bei der Fülle an Menschen oft gar nicht erkennen, wer Interesse zeigt aber nicht angesprochen wird. Diese unsichtbaren Kontakte sind im Nachgang nicht mehr nachvollziehbar und verschwinden einfach.

Virtuell kann das Besucherverhalten messbar gemacht werden, was die Leadgenerierung und die nachträgliche Ansprache effizienter gestaltet. Doch was wir nicht verschweigen sollten ist die Kraft der persönlichen Begegnung, die Nähe eines ausführlichen Gesprächs und das gemeinsame Anstoßen nach jedem Event.
Diese Nähe kann kein virtuelles Konzept erzeugen.

Hyprid-Events sind die Zukunft

Die Pandemie hat uns gelehrt, dass wir keinen Kontinent überqueren müssen, um an großen Kongressen teilzunehmen oder um uns beruflich zu vernetzen. Die persönliche Begegnung bleibt dabei allerdings auf der Strecke. Warum also nicht beides anbieten, um so die unterschiedlichen Präferenzen zu bedienen?

Hybridevents – die Vereinigung von realen und virtuellen Präsenzveranstaltungen sind zukunftsweisend. Sie bilden zum einen den Effizienzgedanken ab und bewahren zum anderen die Authentizität der Veranstaltungskultur.

Photo by Gabriel Benois on Unsplash